なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

本の紹介、仕事に役立つ技、豊橋の紹介などなど

引継ぎの大切な事はガントチャートで

大切なプロジェクトがあるとします。ところがそのプロジェクトには携わることができない、それが年度末の人事異動です。

自分自身がどうしても主力としてやっていた場合、次の人への引き継ぎはとても大変です。

引き継ぎ書はついつい文章で書いてしまいがちですが、文章を送っていくとどうしても読みづらくなってしまいます。

そこでまず使いたいのは、シンプルだけど箇条書き。

箇条書きで項目ごとに示して、順番に整理する事で、伝わりやすさは格段に上がります。

どうしても詳しい説明を書きたくなってしまうので、気づいたら40,000字を超える大作になってしまう事はあり得ます。しかしながら、その大作、読んでもらえる気がしません。

 

だからこそ、シンプルに箇条書き。

そこからカレンダーに落としていく。

そのカレンダーも、よく見るブロック式のカレンダーではなく月ごとに日付を横に並べたカレンダー。
詳細スケジュールに関してはこのガントチャートでの管理がものすごく威力を発揮します。いつまでに何がどうなっているのか、それをまずは計画の段階で明らかにするので、進捗状況の管理がしやすい。何かに着手する時、いつまでにその作業が終わってないといけないのか、正直文字だけでは不安です。一方で、同時並行に進める作業もあります。それは役割分担の中で、自分でやるのか誰かにお願いするのか、もしくはソフトウェアが自動でやってくれるのか種類はいろいろあります。その判別さえできれば、1人ですべてを抱えなくても、周りの人と共同して管理することでプロジェクトが進むものと思います。

 

もし、進捗状況に遅れがあった場合、すぐに上司に相談。みんなでできる作業であれば、すぐに人の確保をお願いする。貴方にしかできない作業であれば、やらなければいけないが、順番前倒しでできる他の人へお願いできる作業は先にやってもらい追いつけるようにする。

そのためには適切な進捗管理が必要だし、基本だけど、報告や相談は大切。

 

何より引継ぎでガントチャート作る際に、少なくても1日前倒しでカレンダーを作っておけば、安心材料は増える。

外的要因のものもあるので、いつでも備えられるように、基本の作業だけは、年度内でも引継ぎ前にできる事はやっておくと、スムーズかもしれない。