いつも２月に入ると引継書を作り始めてるのですが、今年も例によって同じように２月から作り始めていました。
というのも、部署が変わろうが、そうでなかろうが、1年間を振り返るタイミングは必要だと思っていて、それはちょうど今の部署の場合、２月にやるのがちょうど良い。
上手くできたこと、課題として残ったこと、制度改正で対応すること。
そういったことをいろいろ思い出しながら書き出してみると、案外細かいところまで考えてしまう。
それを他人が見た時にどう思うか。
いきなりこんなの見てもわかんねーよ。
ってなるのかな。自分でもそうなるだろう。って想像してしまう。
だから、大分類、中分類、概要といった具合に分けてピックアップする。
自分がやっていたように他の人にもやってもらいたいのか、それが、自分スタイルだったのか。因数分解のように解いていくと、やっぱり細かくなる。
具体的に書かないとわからない人もいるし、概要だけでもつかんでくれる人もいる。
どうしたら良いのかよくわからないこともあるだろう。
だから、”困ったことがあったら、何でも聞くと良い”っていうスタイルもありなのかなとも思う。
中分類の時点で、項目立てして、どんなことがあるのかを示しておくと、それなりに経験があれば分野が違っても想像ができると信じている。
公務員の仕事の場合、法や条例などにどういったことが書いてあるかで状況が変わってくるのだけど、その引き継ぎの内容も法令に沿っているかの確認をしたい。
法令にない場合、計画とどうリンクしているかも示しておきたい。
それから、今も昔も変わらないのは、どこに何があるか。
ファイルの迷子さんって結構います。
ルールを決めてファイル名をわかりやすいようにしておきたいし、パソコンに保存するなら、フォルダ名もわかりやすいようにしておきたい。
フォルダやファイル名に”001◯□”のように数字も入れておくと並び替えがしやすい。
同じファイルを微妙に編集して、履歴として残したい時はファイル名の最後に◯◯編集と名付けているものも、ものすごく残っている可能性があるので、最終確定のだけ残そうかとか。
こういうのも、引き継ぎの作業してると結構引っかかる。
多分、それまでの過程よりも、まずは今現在の位置をわかるように示しておくんだよなぁ。
引継ぎの書類で気をつけないといけないのは、国の資料でよく見かける画面いっぱいのパワポ資料のようにならないこと。
見た目で興味を惹く、端的な書き方にできたら良いと思う。