なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

本の紹介、仕事に役立つ技、豊橋の紹介などなど

手書きで図に落とし込む

年度末が近づいています。

通常のやることに加え、仕事では年度末の整理のことや新年度のことも考えないといけない時期になってきました。

人がどうなるかは、それは組織の都合でまだ分からないけれど、事業としてやることは議会に予算の審議をしてもらっているので、それをやること前提で準備を進める必要がありますね。

 

⒈机の配置

これが一番難しい。

いきなり持ってきましたが、人の動線を考える上でかなり重要な要素を持っています。

机の配置は今までと全く同じで良いと決めたなら、それでおしまいです。

しかし、事業によって担当が変わるとか、いろんな役割が変わったりするならば、その体制に応じて最適な机の配置をする必要があります。

それでも、大幅に並び替えようとすると、いろんな配線の都合で難しかったり、時間がかかったりしてしまい、短い期間のうちにやり切る事が難しい。

これも、計画が大切で、まずどんな並びにしたいのか、元のデータをそのまま活かすのか、白紙状態からやるのか、素案を複数考えながら内部で話し合って決めていく必要があります。

 

その際、いきなり何からの図面で作り上げるよりも、今の図面に手書きで、「こうしていく」という決め事をまずは作っていく。案外、手を動かしているとひらめきもあるので、悪くはない。

 

⒉業務分担について

新規でやる事ができたり、統合して契約を一本にしたり、いろんな出来事が新しく発生しますね。

これも本当にアナログですが、ペンを持って、紙に書き出していくと案外作業が進みます。

パソコンにいきなりリストを作っていくのも良いですが、何となく腕組みしながら考えてしまう時間ができてしまうので、まずはペンを持って、事業の一覧に線を引きながら、分担を考えていく。

紙の資料のいいところは、即効性が高いこと。

考える時にはやはり紙に書くのが一番やりやすい。

これも、人の配置が決まっていなくても、どの担当業務をやる人が進めていくかだけでも今は決められます。

 

⒊デジタルとアナログの掛け合わせ

全くもって基礎的なことになってしまいますが、全てをデジタル化すれば効率的になるかといえば、案外そうでもない。

アナログの良いところ、特に紙に何かを書いていくというのは、アイデアを捻出する時にはとてもやりやすいです。

実は紙の手帳を持つのをやめて、スケジュール管理はGoogleカレンダーのみとした上で、さらにメモアプリをフル活用することにしたので、かなり紙に直接書く事をやめてしまったのだけど、いざアイデアを考えるときはやっぱり紙に書いていくのがやりやすいと改めて感じています。

その紙に書いたアイデアは清書としてワードやエクセルにしていっても良いし、それが王道になると思うのだけど、考えている過程を保存するということも悪くはない。

その時に最近はスキャナでフルカラーで保存したり、プライベートのことならばスマホアプリのPDF化させるMicrosoft LensやEvernoteのカメラ機能で保存したり。

工程を思い出す必要があるのなら、過程を保存しておいても良いと思う。