年度末が迫ってくると、引き継ぎをものすごい勢いでする必要があります。
しかし、時間がなく、引継書もクオリティがかなりよくないこともあります。
年度末に大きなイベントがある仕事以外は2月くらいに一年の振り返りをしながら、「もしも4月から同じ担当だったらどんなふうに仕事を進めていこうか。」という観点で引継ぎ書を作り始めると良いと思います。
とはいえ、A4の紙で何１０ページにもわたる壮大なものになると、読み手も読みたくありません。
シンプルに、わかりやすくが基本です。
⒈業務の概要について
携わっている業務について、大分類・中分類できれば小分類まで因数分解してみましょう。
例えば、
大：全体取りまとめ
中：予算・決算、課内庶務、etc
小：決算見込み、決算書、予算要求準備、予算要求、予算説明書etc
のように。
概要説明は小分類の内容。どのタイミングでどうするのか。誰と確認するか。どういった仕事の進め方をするのか。関連するファイルはどこにあるのか。
※特に関連するファイルの場所については、職場でファイルサーバを使っている場合は、リンクを貼り付けておくとさっと確認できてかなり楽です。
もし実現できなかったことや課題として残してある事があれば、それも解決法の案とともに残しておくと良いです。
⒉年間スケジュール
どの仕事も年間でどういったスケジュールがあるかは気になるところです。
先ほどの小分類ごとでやる事について、年間スケジュールも大まかで良いので作ってみましょう。
最低限そこまでやっておく事が大切だと思います。
例えば、制度が変わるとか、ビッグイベント（定例行事）があったりするときは、月間スケジュールというか、その対応用の詳細カレンダーは別途作っておくようにする。
その時は、ガントチャート式のカレンダーがおすすめです。
ガントチャート式のいいところは、チェックリストも兼ねていることと、スケジュール間で具体的にどの日にどこまでできているようにするのかを可視化できる。
特に制度が変わったりすると、その運用そのものが変わったりするので、今までと同じようにやるという事ができません。
引き続き同じ仕事をするか変わるかはわからない状況だけれど、”引き続き自分がやるなら”という前提で作成してみてください。
⒊結果として全体の棚卸しになる
例えば、予算を作るときにある程度描いて進めますが、年度末が近づいてくると本格的に動き始める事になります。
いきなりよーいドンでは加速がつかない。
4月になったらちょうどスタートラインを全速ダッシュで越えられるようにするためには、今からの準備が必要だし、確認することで、「どうしたら効率的に進める事ができるだろうか。」と考えるきっかけにもなります。
統合してできることは統合してやってみる計画を立てても良いし、一つずつやらないと難しい場合は、時期をしっかり切り分けて進めていく計画にする。
2月は一年の振り返りには大事な時期だと思う。
そんな記事も以前書いたので、よろしかったらご覧ください。