最近はスマホを活用してSNSのメッセンジャー機能を使って友人・知人とメッセージのやりとりをすることが多いと思いますが、仕事をする上ではメールを使っての連絡がまだまだ主流のはずです。
ここで気をつけておきたいことはメールのタイトル。
時々、竜のように長いタイトルもあれば、全く何が何だかわからないタイトルも見かけます。
⒈一目で相手に判断しやすいタイトルを
今はどの仕事もかなり時間に追われている人が多いと思います。
メールもじっくりチェックしたいのですが、まず自分に関係あるか関係ないかを判断するところから始めてしまうと思う。
中身をしっかり見てもらいたいという気持ちはありますが、全てのメールの中身を読んでいると、例えば振り分け担当をしているとかなりの時間を要することになる。
例えば、
【◯◯事業担当社様】
だとか
【☆☆全職員様☆☆】
のように対象者を絞ってあると見るか見ないか、かなり判断が楽になります。
⒉返信の仕方
返信する時、”Re：”ってなりますよね。
このまま返信もなるべく避けたい。
例えば国や県や他自治体・団体などへの何かの回答や申請書の提出をする時は受ける側はたくさん受けているうえに整理整頓がものすごく大変です。
Re：の前に、
【◯◯市提出】
といった差出人が何者かであることを予め載せておくだけでもかなり受け手の作業が減ります。
さらに添付するファイル名も差出人がわかるように、
【◯◯市】交付申請書
だとか
【□□協会】実績報告書
のようにすると管理もしやすくなります。
⒊読めばわかる？
まず、最後まで読んでください。
そしたらわかりますので。
という姿勢で臨むと、相手の時間を奪うだけになりかねません。
はじめの一歩はものすごく大切です。
メッセンジャーやチャットでのやり取りのようにタイムラインで流れていく内容であれば過去の流れから話が推測できますが、メールは特に複数人にわたって一斉に送るとなるとお互いが大変になるので、タイトルと本文の最初の２行目くらいまでの内容は対象と目的がはっきりとわかる内容にしておきたいものです。
もちろん、何かを依頼するときは、文字だけの説明だとかなり理解に苦しむ場面が出てくるため、記入例や図を使って案内する。準備が大変だけれど、後から電話やメールで個別に問い合わせが来る方がもっと大変。
メールを送る時にはそういった準備が必要だなとよく感じます。
図や記入例を使ってわかりやすく、なんて言っておきながら、全て文字のこのブログであります。ご容赦ください。