年末年始のお休みが終わり、約1週間ぶりに仕事に出かけると、パソコンの中にあるファイルがどこにあるのか忘れてしまっています。
ここで、普段から気を付けておきたいなと思ったのは、フォルダやファイルの整理の仕方。
もちろん、シンプルでわかりやすい名前をつけておくことが大切なのですが、改めてやっておきたい整理の仕方について述べたいと思います。
⒈フォルダ整理の仕方
フォルダ名の前に数字をつける。
これ大事だなと思うのは、誰かに口頭で場所を説明するのに使いやすいということ。
00から始めて99で終わるのも良いですし、大分類として1桁目を決めておいて、3桁にするという技もあります。
個人的には２桁だけの数字をつけるのが好き。
深い意味はありませんが、3桁は大きいなと思っているので。
00庶務
01通知
02○○
といった形で。
まずはこの整理の仕方を日々習慣にしておきたい。
⒉ファイルの整理
これもフォルダと同じで、基本は番号としておきたいところですが、僕の場合は編集開始した日をファイル名の頭によくつけます。
西暦・月・日をつけて。
例えば、2022年1月5日に作成したファイルなら、”220105”を頭に持ってくる。
仕事を進めていくと色々とな変化があるので、新しくファイルを作るときは、過去の軌跡として残しておきたい場合もあるので、過去のボツデータをすぐには消さず、”220105ぼつ”と名前の最初につけることもあります。
なるべくタイトルだけで内容がわかるファイルにしておきたい。
※できるだけ短く
⒊ショートカットの活用
関連するフォルダやファイルがあるときに、フォルダやファイルをコピーしてしまうと、どれが最新かわからなくなることがある。
過去、それで何が何だかわからなくなってしまったことがあったので、大変困りました。
ある日気づいたのは、ショートカットアイコン。
Windows PCならコピーから貼り付け時にファイルを貼り付けず、”ショートカットの貼り付け”を使う。
そうすることでそのフォルダ内では関連するデータを一通り確認することができるし、もしショートカットアイコンから更新しても最新の状態が元データも保たれる。
さらに、容量も使わないので、ハードディスクにも優しい。
⒋まとめ
これから年度末に向かって引き継ぎや新年度の事業に向けて整理整頓がかなり重要になってきます。
もし、フォルダやファイルがあまり整理されていない状態だと困ってしまうことが増えてしまうと思うので、一気にできなくても少しずつ名前の整理から始めて、わかりやすい整理にしていくことができると良いですよね。
ぼつになって本当に不要になってしまったファイルも整理の対象に。
机の上と同様、パソコンの中も綺麗にしておくと気持ちもスッキリするし、仕事も進めやすい。そう思います。