一つの仕事をするのに煩雑すぎて訳がわからなくなることもしばしばではないでしょうか。
目の前のことに必死なのはよくある事です。
しかし、今、どんな状態になっているかを忙しいと見失いがち。
仕事をしていく中で、決め事というか型を作っていくと良いですよね。
⒈全体の流れの中で
Aという作業をしたらBという作業をしてCのファイルに整理する。
一つの作業をしていると、実は他にも連携してやらないといけない処理があります。
悲しいかな一つのシステム内で全て完結できれば良いですが、システムが別の場合は型を作って”Aという作業をしたらBという作業をする”といった事を忘れないようにしたいものです。
漏れなくやっていくために、書類の片隅にチェック欄を作るのもあり。
何らかの工夫を少しするだけでチェックも簡単になります。他の人が見た時にもチェックしやすい。
⒉法令の根拠も確認する
これはマニュアル作りにもなってきますが、流れを作っていく中で、その処理がどんな法令に基づくものなのかを事務フローの中に明記してみると良いです。
僕がこれは大いに参考にしたいと思ったのが、滋賀県湖南市の業務手順書です。
もしかしたら貴方が普段やっている事務もこのフローに当てはまる事があるかもしれません。
自治体が違うとちょっと運用が異なる場合があるので、自分なりに整理してみると良いです。
僕はこれを見た瞬間に、職場のグループにすぐに共有し、自分たちなりの手順書を作ってみました。
３型として作ったものを伝承していく
気づくと何となくになってしまう仕事の流れ。
せっかく作ったものは定期的にバージョンアップするとともに、周りと共有し、担当が変わったとしても伝承するようにしましょう。
本当は湖南市のように全庁的に取り組みができると良いなと思うところですが、”まず隗より始めよ”で自分の職場で作ってみる。
同じものを作っていると異動してきた人が知っていれば伝承ができる確率が高い。そう思うと全庁的に取り組めると良いですよね。
同じフォーマットで。
そうだやっぱりこういうのは統一した方がいいよ。
よく、マニュアル作りをしっかりという話をしますが、詳細のマニュアルは個々のものになってしまうとしても、概要説明版は統一したフォーマットがあると良いですね。