新年度が始まってから２ヶ月が経つ６月。
生活では去年やその前の年はどうだったかなと自分自身で振り返る事ができますが、仕事の場合、やる人が人事異動や退職などの理由で変わるとしっかり引継ぎできているかがポイントになってきますね。
※自分自身の生活は日記を書いておくと振り返りが本当に簡単です。僕は１０年連用日記帳使っているので、２年前、３年前のこともよくわかる。
⒈引継ぎの内容
引継ぎが良い場合。
おそらく新しくその仕事に着任した人は迷いもあるだろうけど、いろんな判断がしやすいと思う。今までうまくいっているから、周りの人も良い具合にその人の仕事をわかっている場合があり、「◯◯みたいな感じでやってたよ。」とアドバイスもできているはずです。
それでも前任者が在職中であればちょっと問い合わせしてやり方の確認ができると思うのだけど、その回数はかなり少なくなるはず。
何が良いかって、スケジュールとマニュアルの作り方がそうさせる。
引継ぎが悪い場合。
新しくその仕事に着任した人はかなり苦労する。まず、基本的な事が分からなかったり、法令が絡んでいるときは根拠をしっかり確認するところから始めることになる。
それでもリアルタイムでどんどん進めないといけないこともあり、すぐに判断しないといけないこともある。とても難しい局面を乗り越えないといけない。その結果、かなり疲れます。
２おすすめのマニュアル
引継ぎのためにマニュアルをしっかり作ることを推奨します。
今まで感じた中で一番わかりやすいのは、
ガントチャート式
カレンダーの日付が横に並んで、やる項目ごとに矢印を伸ばしてこの期間内にやると決めるもの。年間の場合はおおよその期間を定めたものでも良いけれど、何かの大きなイベントをこなすには、日毎のチェックをしていきたい。
これ、実はToDoリストも兼ねてるから前任者がどうやって作っていったかがわかりやすいから、引き継いだ人の初年度ははそれを真似するだけ。
もちろん、何かが変わった場合はそれに合わせて対応していく必要もあるけれど、何かやらないといけないことや不要なことを適宜加除していく。
スケジュール感がまず把握できれば何とかなります。
細かいやり方は個別に作っておくと良いですが、なかなか難しい場合もある。できる限り作れるなら良いですね。
もう一つ、作っておくと良いものは
判断フロー
通常とはちょっと違うケースがあった場合の判断フロー。
イエスかノーで進んでいくと、この結果でこう処理していくと分かりやすくするもの。
判断フローがあると口伝でやっていくよりも安心感があります。
⒊考える時間も作る
ToDoリスト方式のガンとチャートと判断フローの組み合わせがうまく行っている場合、かなり楽に仕事を進められるようになります。
そうすると少し考える時間や調べる時間もできます。
そうした時間ができた時、しっかりやっておきたいのは、そもそもの原則と間違いがないかの確認です。
例えば、子どもの面倒をみるという意味で使われる”扶養”と”監護”は似ていてちょっと違ったりします。ここでは詳しく解説しませんが、この違いが何かを確認することでも案内の仕方がより確実なものになる。
それから、その考えたことを周りと共有し、対話することも大事です。
【今、こんなこと考えてるんですよー】っていうアピールを事前にしておく事で、”急に変わった！”という驚きを減らすこともできますね。
引継ぎ、なかなか難しいですけど、毎年６月くらいになるとしっかりできてるかどうかの差が出てくるなと感じます。自分自身も”なうバージョン”をちょっとずつ作っていこうかな。