なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

文章力を磨くためにしておきたいこと

市役所で仕事をしていると、たくさんのご案内を作ります。

その時の文書、難しい表現になっていないかいつも気をつけるようにしています。

というのも、専門的な表現やわかりにくい表現が法令等には多く、それを住民の皆さんにダイレクトに言ったとしても伝わりません。そもそもそれを扱う僕たちも一瞬で理解できるものは多くはありませんね。

そこでここのところ、気をつけている事を挙げてみます。

 

 ⒈わかりやすく

これ、一番大事です。通知の文書にびっしりと書かれた文字。作っている側も後から読むの、嫌ですよね。それを同じように住民の皆さんにも”読んでね”、”理解してね”ってちょっと厳しい。

法令で定められた定型文書なら仕方ないけれど、それ以外の案内に関しては、まず、わかりやすいようにする必要があります。

・大事な事は大きな文字で

・大半の人が必要とする情報を端的に

・全て文字にしない(枠や図表も使う)

この3つを駆使するだけでもかなりスッキリします。※それでも読むのは大変かもしれない

 

日頃、どうしたら伝わりやすいかを意識をしよう。

 

⒉日々の練習

たくさん本を読んできている人は、いろんな人の表現に触れていることから、文章を書くのが上手な人も多いです。

本を読むことも大事ですが、自分からアウトプットをしていく事で必然と文章の練習ができますね。

端的に伝えたいならTwitter。

140文字の中で伝え切るというのはなかなか難しい。頭を捻ります。あまり考えすぎてもウケないので、自然に思うままにツイートしていくうちに、収まりの良い文章ができるようになってきます。

 

長文ならブログやFacebook

日々の所感を綴ることで気持ちの整理をするとともに、長い文章だと内容が重複してしまったり、大事な事を伝え忘れたりすることを防ぐ練習になります。

しかも表に発信している分、責任も伴うので良い加減なことは書けませんが、そこで恐れてはいけないです。

 

発信するに当たって、多くの人に読んでもらいたいという欲望も出てきますが、いろんなタイミングや雲もありますので、自分から狙わずにやって行った方がストレスは少ない。凄い人は気づいたら凄いことになってるんだなというのが、インターネットでの発信の世界だと実感しています。凄い人を見ても、いちいち凹まないことも大事。これでメンタルも強くなれる。

 

⒊お問い合わせ

少ない人数の場であれば、質問を引き出すような内容が良い。

その場の意義が深まります。

多くの人に伝えたい場合、読んでもらえないと結局お問い合わせ対応で大変。本来やるべき作業も鳴り続ける電話対応で全く進みませんね。

今なら、案内文書では端的に必要な事だけを伝えて、よくあるお問い合わせはホームページにつながるようにリンクをつけたり、動画での説明のリンクを案内につけるという手段もできます。その準備が大変だけど、チャレンジする価値があります。

 

それから、あなた目線の文章を心がける。私目線の文章になりがちな案内文ですが、受け取る側の気持ちを推察して作る。これだけでも違います。心がけておきたいことです。