なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

3月にやっておくこと

多くの企業や役所は3月はかなり慌ただしいと思います。

普段の業務に加えて、やっておく事がプラスアルファでありますね。

普段からやっておく癖をつけておくと良いですが、タイミングの問題でまとめてやる事も多い時期になってくるのではないでしょうか。

 ⒈引継ぎ作り

普段のマニュアルもそうですが、人の入れ替わりがある時期です。

引継ぎもしっかり作っておきたい。

必要な内容としては最低限、

・携わっている事業、業務の概要

・どのファイルがどこに保管、格納されているか

・年間、月単位のスケジュール(これはマニュアルから抜粋でも可)

と言ったものを箇条書きや表を使って残しておきたい。

 

実は、これって結構大事です。

なぜなら普段の業務の見直しにもなるし、場合によってはマニュアルの基本的な部分にもなる可能性があるからです。

例えば、事業、業務の概要でも【詳細はマニュアルの●ページ参照】とリンクさせておくことでサラッと確認ができますね。

 

⒉捨てる(又は捨てる準備)

年度末で保存年限(保存期間)が終了するもの(文書、備品)はいくつかあると思います。

捨てる準備をしましょう。

特に紙の資料は溜まっていく一方です。

予め「◯年になったら廃棄」と目印をつけてあれば良いですが、そうでないものに関しては今のこの時期に見直ししておくと良いです。

 

データも溜まっていっている事が多いはずです。

特に画像や動画のデータは重い。本当に必要かどうかを確認して不要なものは削除しておきたいですね。

 

事業が始まった時の経緯がわかるものは捨てられないですかね。

→ここもサラッとしたまとめに直しておくのも一つの手です。

 

⒊普段通りの仕事

普段通りの仕事が決まっている人は普段の仕事も普段通りに進めないといけません。

色々片付けがあるからと通常通りのことを怠っては身も蓋もありません。

ここまでやったら次はこれ。

といったように流れがあるはずなので、しっかり時間を決めてやりましょう。

3月こそ繁忙期という職場もあると思います。

例えば、市役所の税の部門。

固定資産税の部門も市民税の部門も新年度になったらすぐに決定通知を送る流れだと思います。そういった部門の方は大変ですが、普段から引き継ぎを作っていると思いますし、片付けを上手く並行させてやりたいですね。

 

3月に大きなイベントを抱えている部門の人も大変です。

準備について記録を残している人がいたらすごいなと思いますが、通常業務に加え年間スケジュールの見直しだけでもやっておくと良いですね。

 

その他諸々、大変な時期ではありますが、ここで健康を損なわないように気をつけてやっていきましょうね。