なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

何でもかんでも電子化にチャレンジ

仕事ではなるべくデータでやり取りできるように考えてます。

 

というのも、年度末が近づくと文書の廃棄やです整理整頓が大変。

しかも機構改革があった日には引っ越しも伴うからいろんな棚が必要になってくる。

 

そうなると紙で保管してるといざという時に見やすい一方で、片付け時にものすごい手間になる。大事な事なんですけどね。

 

ハンコを無くす動きがある中で、できる事なら少しでも多く電子化していきたいなと企て。

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例えば、

原本をコピー→スキャンしてPDF化

これ、サーバの容量に影響あるけれど、保存年限過ぎたら廃棄すれば良いから作った年度でフォルダにまとめておく。

大事なものは別のフォルダに整頓。

というだけでもかなり違ってくる。

 

これも最近の読書はなるべくkindleで。という個人の動きも影響してるかな。

本棚が一杯になってるけど、まだ読みたい。そしたら電子書籍だ。っていうながれ。

 

役所に勤めていると、ファイルがものすごく多い。テレビで取材されてる他所の役所を見ても「ファイルが多いなぁ。机の上にたくさん並んでるなぁ。」って感じる。

多分どこも同じような状況なんだろうな。

来庁された住民の方へのご案内は紙によるチラシが最適だと思うし、申請書も紙で書いてもらっている以上は厳重に保管が必要。これは必要な事だから、ちゃんとファイルに綴じて保管すれば良い。

内部的なものはなるべく電子化しておきたいな。検索性も高いし。

 

これからもっと社会全体でデジタル化が進むと予測する中、「今までがこうだったから」という視点をどこまで変えられるかがポイントだと思う。