なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

2月に入ったら引継書作り始めましょうかね

年度末が迫ってくる2月。

4月になれば何らかの形で新しい体制になります。

そこで2月になったら意識しておきたいのは、引継ぎ。

まだ人事異動も発表されているわけでもないし、自分がどうなるかもわからない。

もしかしてその部署に1年目で引継ぎなんて考えにくいと思う人もいるかもしれない。

しかし、2月になったら引継書を作り始めるメリットや意義をご紹介していきますね。

 

 ⒈年間業務の振り返り

これが一番大きいのではないでしょうか。

ここまでの期間でどんなことをやってきたのかを振り返る。

通常のルーチンとしてやっていることだけでなく、期間限定のことも含めて振り返ってみる。

やってみて良かった事や、やらなくても良いことの共有。

いろんな手順の考え直し。

同じ事をやるにしても何か改良の余地はないかの検討。

特にしくじりがあった場合は、改善点として何かメモを作っておくと良い。

 

⒉新年度の予定を詳細にしていく

自分自身が引き続き担当するにしても他の誰かに変わるとしても、新年度の予定は概要として決まっているものの、詳細を決める段階にしておくと良いです。

いきなり4月からヨーイドンだとかなり大変。

年間の振り返りをすると同時に新年度の予定を考え始めておくと良いです。

定期的なイベントがあるならば、どのタイミングで何を準備しておくのかと言ったリストを作るとかやっておきたいですね。

これに関しては、ガントチャート併用のチェックリスト作っておくことをお勧めします。

やれたら該当箇所のチェック欄に黒塗りしていけるし、日程もチェックできる。

 

今、チャレンジしようと思っていることは、業務の引き継ぎリストが関連するフォルダへリンクできないかということ。

パソコン使うんだから、引継ぎからリンクでフォルダに飛べるようになると自分がやるにしても、別の人がやるにしても便利になるはずです。

 

⒊チーム内の意思確認もできる

チームで仕事をしている人にとっては、メンバーとの意思確認をする良いチャンス。

「あれはどうだった、あぁだった。」

という対話をしながら本当はどうしたかったのか、それが実現可能なのか、違う方法があるのかという検討をする。

まだ年度内でやっておくと良いことも共有しておきたい。

いずれにしろ、3月になると一気に年度末感が漂うことでものすごく繁忙になる人が増えてくる。

年間スケジュール的にも2月は対話をしながら整えるチャンスの時期。

 

業務マニュアルは常時見直しをするとしても、この2月にこのほぼ一年の間にあった突発的事項やレアケースの対応についても整理整頓しておくとともに共有しておきたいですね。

 

⒋まとめ

まず、基礎を固める。土台をしっかりさせる。

そのためには2月に振り返りをするのはかなり重要ではないだろうか。

もし、3月の終わりにイベントがあって、その余裕なんてないよっていう場合もあるかもしれません。

そう言った仕事についても、良かったことと改善点の書き出し。やってきたことの書き出しだけでもやっておくと良いです。

どの業界もどの業種も大変な時期ではありますが、少しでも丁寧に進めて、スムーズに進められるようにしていきたいですね。