なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

どっち優先?スケジュール作成とチェックリスト

仕事も日常生活もやることのパターンが決まっている場合、漏れがないかのチェックリストを作ることをお勧めしています。

日常生活であればスマホのアプリの活用(僕はiPhoneにデフォルトで入っているリマインダーを使っています)をすることでチェックできますし、設定の仕方によってはある場所に辿り着くとアラームが鳴るようにもできますね。

仕事であればチェックリストを作っておくことが良いと実感しています。

その仕事で活用するチェックリストの作り方についての気づきがありました。

 

 ⒈どの順番で作ってくか

作っていくものによりますが、月間でやることのチェックリストを作るとします。

その時に必要なことはこんな感じでいかがでしょうか。

1日程表にやることを落としていく

2ルールに沿っているか見直す

3汎用的なチェックリストに変える

カレンダーベースだと毎月のカレンダーの事情で曜日や祝日などの思わぬことになってしまうことがあります。

ということで、目安の日付を設定しておくと良い。

”◯日までに完了させる”

といった具合に。

定時定点を決めておくと進捗が進んでいるかどうかの確認がしやすいです。

 

ということで、汎用性の高いチェックリスト例を作ってみると。

□受付確認

□入力確認(◯日分まで)

□通知する準備

こんな感じからでしょうか。

 

⒉分担しながら

一人で進めることなら、一つのチェックリストでも良いですが、チームでやる場合は分割バージョンを作っておくと良いです。

その時には全体バージョンと分割バージョンの内容確認をチーム内で必ずする必要がありますね。

重複してやってダブルチェックという考えもありますが、やらなくても良いことを重複してしまうと時間がもったいないです。

最後の確認でダブルチェックをすれば良いように設定しておきたいですね。

 

分担するにも全体バージョンがなぜ必要かというと、多くの人は「これは何のためにやっているんだろう。」って気持ちが湧いてしまいます。そうすると余計な考え事をしてしまったり、不安な気持ちになってしまったりすることで効率が落ちます。

ここは丁寧にやっておくところではないでしょうか。

全体バージョンはガントチャート式でのスケジュール併用式を作ることがあります。

これは説明する時にわかりやすいですし、定時定点の確認もしやすい。チーム内での意思疎通もやりやすくなりますね。

 

⒊見直しもしながら

毎月のルーチン、毎週のルーチン、毎日のルーチンなどやることが決まっていることに関してはやり方の見直ししながら改良を加えていくと良いです。

見る→見直す

わかる→見直す

動く→見直す

PDCAが分かり易いですが、気づいた時点で見直しはすれば良いです。

”考えながら走る”

というもの。

 一度設定したチェックリスト、やっていると漏れがあるかもしれません。もしかして統合できることがあるかもしれません。さらに細分化する必要があるかもしれません。

気づいたらチェックリストそのものにメモして修正のためのネタとして用意しておくのも良いでしょう。

 

個人的なトレンドは

こんな感じです。

総括表的なものね。

 

忙しい時には漏れが起きやすい。

紙に印刷して使っても良いし、パソコン内でやっても良い。

自分に合ったやり方で確認していきましょう。