国が押印の見直しをすると宣言して、令和３年になってから多くの書類の押印が不要になってきました。
役所のいろんな運用の仕方で、今まで通りのやり方でいい場合と変えた方がいい場合が増えてきています。
変えるときの作業や確認は大変ですが、せっかくの機会だから良い方向に変えられるようにしたいですね。
⒈何かのチェック方法
不要な事ができると、チェックの方法も変わってきます。
みんな知ってた？
— ひろ@ブラックな公務員 (@nakachannel104) January 12, 2021
押印見直しと同時にいろんなチェックの仕方、変えるチャンスだよね。
今までと同じチェック方法で良い場合と変えても良い場合がありますね。
もしかしたら”念のため”に書いてもらってた書類を省略できるかもしれない。
チェック方法を変えるというのは、何かの手順を変えながら項目を減らす事ができたらとても腕が良いと思います。
よく何かのミスがあった時に”チェック体制を見直します”とか”チェック内容が煩雑すぎて時間がかかります”といったワードを聞きます。
こういうことを変えられると良いですよね。
⒉忘れてはいけないこれまでの経緯
「あれ？このやり方、ちょっと面倒じゃない？」
— ひろ@ブラックな公務員 (@nakachannel104) January 12, 2021
っていう時、貴方はどっちを選ぶ？
・今まで通りこのままで続ける
・何か変えられるかも〜
どちらもまず確認したい事はそのやり方がどんな経緯でなったのか。
そこの確認怠っちゃうとどっちにも進めんでね。今ある状態には何らかの理由がある。
例えば国のガイドラインで様式の見本があったとします。
”その様式は各自治体でガイドラインを参考に作ってください”
とあった場合、手書きでのメモを減らすという作戦で項目を増やしたりしてみます。
押印見直しで押印欄のスペース分だけ何かが生まれます。
そこをただの余白とするか別の活用するか。
※必ずしも押印欄のスペースの箇所に何かするというわけではない
ここ、ちょっと工夫しておきたいですね。
それから忘れてはいけないのが、その状態になっていることの経緯の確認。
もし、煩雑な作業やチェックになっているならば、何らかの原因があります。
今までの過程の中で何かのミスや漏れがあったから再発防止でやっている事があるかもしれません。
それを何かと統合することで合わせてチェックするとかそもそも記入してもらわなくても良い事があったりだとか、経緯や法令などと照らし合わせて確認しておく。
実は元のやり方が一番良かった。っていうこともあるし、「やめた方が申請する人もチェックする人も負担が減るぞ。」ということもあります。
今が今まで通りから変えるチャンスです。