誰にでもわかるマニュアル作りは気づいたらやっておきたいし、状況に応じてアップデートも進めておきたい。
タイトルでは敢えて誤字りました。
本題は、【目次録】です。
これから大事な目次のお話をします。
実はこれは読書にも通じるものがありますよ。
⒈ガイドブックみたいなもの
そもそもマニュアルそのものがガイドブックみたいなものだけど、目次はそのガイドブック。
闇雲に読み進めていても、それがいつどこで必要かわからない。
まず、目次を眺めることでどこに何が書いてあるか把握しやすいものを作りたいですね。
実は、これ、作る側も目次を作ることで、内容をどんなことを書いていけば良いかって整理しやすいです。
方法としては
・まずは書こうと思っていることを、箇条書きふうに書き出す
・分類別に分ける・整理する
・説明したい順番に並べる
これで完了。
大分類、中分類、小分類に分けるかどうかは必要に応じて作れば良いよ。
例えば
スケジュール
年間スケジュールについて
月間スケジュールについて
と言った具合。
⒉付録で用語集も
専門用語を使った方が文字数がいい具合になったりすることもあるし、通常の会話でも出てくる中で、マニュアルにもそのまま載せてしまうことがあると思います。
本編では載せても良いですが、その時には必ず解説する用語集も巻末に作ることをお勧めします。
それも、”用語集”っていう項目で目次に掲載したら良い。
そうすることで実は一番初めにその標語集を見ることになるかもしれない。
いろんな説明に対しての”定義”。
定義をしっかり読む人に伝えたいので、用語集の存在は大きいです。
⒊チェックリスト
マニュアルだから手順の説明になるはずだけど、ただ手順を説明しておしまいでは、それを開く機会が減ってしまいます。
常にアップデートする必要もあるし、漏れがないかも確認しておきたい。
そこで登場するのがチェックリスト。
そもそもマニュアルを印刷して使うか、電子データのまま使うかはその状況によりますが、その用途に応じてチェックリストの存在感も目次に示しておきたい。
各章の終わりにチェックリストを作っても良いし、チェックリストだけの章を作っても良い。
注意書きとして”都度都度印刷してね”と言ったメッセージを加えても良い。
⒋目次の充実でやることがわかる
実は初めて仕事することについては不安がいっぱいです。
マニュアルも、目次が充実することでやることの把握ができます。
その時に、
「うわー、こんなにやることあるんだぁ！」
って思われるかもしれないけれど、それだけ体系的に目次が作られていると後々助けになります。
その時に、チェックリストもついていることで安心感もあります。
４月になるといろんな場所で戦力の入れ替えなどがありますね。
少しでも良いマニュアルを作ってスムーズに進めていきたいですね。