なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

探し物は何ですか?(電子決裁のメリット)

1日に費やす時間で多いもの、探し物。

探し物は何ですか?

見つけにくいものですか?

鞄の中も、机の中も、探したけれど見つからないのに、

探すのをやめた時、

見つかる事はよくある話で、

踊りましょう、夢の中へ行ってみたいと思いませんか?

(井上陽水さんの歌より引用)

 

ホント、探し物に充てる時間って多い場合ありますよね。

常に整理整頓していれば、何とかなると思うのですが、なかなか難しい場合があります。

僕なんて、かなりズボラ人間だから片付けデーとか設定して初めて机の上がきれいになることがあるくらいです。

 ⒈探し物の時間

毎日、15分何かを探しているとします。※複数あると仮定

年間200日、仕事でその時間があるとするならば、50時間。

毎日8時間働くとして、6日ちょっと分が探し物になってしまいます。

なんだかもったいないよねー。っていう声がよく聞こえてきます。

その時に整理整頓したり、背表紙や目次作ったり、格納リスト作ったりしたら良いのだけど、それも時間かかりますね。

機会を作るか、しまう度にリストは整理して作っていくと良いです。

 

⒉電子決裁なら

【注意】これはシステムによります。

電子決裁なら必要なファイルや書類がパソコン上というかソフトウェア上の検索ですぐに見つかります。

キーワード検索で探せるメリットは大きい。

 

今までは紙媒体で依頼や照会があった場合は、ほとんどコピーして紙による決裁で処理していました。

最近は、できる限りスキャンして、パソコンに取り込んで電子で決裁するように心がけています。

その結果、

・コピー代紙代も節約できる

・検索が早い

・将来廃棄する時に、実際にゴミ捨て場まで持って行かなくても良い

・机の引き出しやら動いて棚を探し回らなくても良い

・何にしろ、時間の節約

という効果が期待できます。

 

⒊電子決裁に適さないものもある

それは何かの申請書に対する決定の処理です。

多くは添付書類があったりします。

そのチェックを決裁を回議している時にはやらなければなりません。

生の書類が必要なわけです。

厚い簿冊になってしまうことが多いけれど、なるべく普段の書類を電子で保存することを心がけておけば、場所も確保できるますね。

しかし、これから、国の施策で押印廃止があります。それによって色々と変わってくる可能性があります。添付書類も大幅に減ってくる可能性もあります。(まだ整理しないとわかりませんが、、、)

そうなった場合、今までより簿冊が薄くなるかもしれませんね。(そうだったら嬉しいなぁ)

 

話が逸れましたが、上手く紙で印刷したもので回議するものとそうでないものの使い分けをしていきたいですね。