なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

マニュアルづくり〜フローを考えると面白い〜

最近、マニュアル作りに嵌っているのですが、文字ばっかりのものだと読むのに疲れます。

 

そこで、取り入れたいのが、フローチャート。

図にすると流れが分かり易いですよね。

 

 ⒈まずわかりやすい事例から

岡山市のホームページに掲載されている、債権の管理に関するこの図、すごく素敵です。

 

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”岡山市ホームページより引用しました”

その行為一つ一つに根拠も載せてるとさらにわかりやすいです。

なんの法的根拠もないのに動けないですしね、こう言ったフローチャートに載せておくと引き継ぎもしやすそうです。

 

⒉文字ばっかりのものは

これはあくまで個人的な見解ですが、文字ばっかりだと見にくいです。

フローを中心に、文章のものはフローの用語解説や定義づけとして活用するのが良いのではないかと考えます。

例えば不納欠損であれば、

○○法○○条適用の場合は時効2年で処理する。

■■法▲▲条適用の場合は時効5年で処理する。

と言った解説を加えておくと良いですよね。

 

他にも具体的な実施方法やチェックリストなど、そういう時に文章ものを活用していくとかなり強いマニュアルができる。

 

⒊関係機関がある場合は

関係機関がある場合は、どう言った連携が必要なのか。

そして、その機関と自分たちの役割分担は何なのかを明確にしておくと良いです。

それも根拠法令で補足しておくと良いですよね。

 

縦割りがあるのは法令による役割分担だから仕方ない事ではあるものの、そこのところをしっかり抑えておく事で連携をすることができます。

 

⒋まとめ

今、いろいろと見直してて感じている事を書き連ねてみました。

闇雲に文字を打っていくよりも、図にする事で頭の中も整理されていきます。

特に自治体の業務に関しては全国のどこかで良い事例が必ずあるので、たくさんググってググって、TTP(徹底的にパクる)を実践していく事で、今ある姿からさらにバージョンアップしたオリジナルな型が出来上がるのではないかと信じています。