なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

ハンコ文化変わるために工夫を

ハンコ、お気に入りのものがあり、竹製のものを個人的な書類の時には使ってます。

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最近のトレンドはこれですよね。

 

電子決裁!!

 

普及してくると良いなぁ。

 

 ⒈ハンコをつくのが無駄かそうで無いかの議論

 最近、よく耳にしますね。

僕も仕事で使っていますが、スタンプ式のハンコのインクを3ヶ月に一度くらい継ぎ足ししています。

確かに意思決定の過程をしっかりさせておくのに便利ではありますし、紙だから見つかればすぐに内容の確認が簡単にできる。

 

書類関係だと、どうなんでしょう。

名前の後に押印欄がありますが、最近の傾向としては、”自筆の場合は押印不要です”という案内。

紙に書くのだからほとんど自筆ですよね。

ということで押印しません。

 

それから職場で資料の回覧。

皆さん丁寧に押印していますが、僕はレ点チェックかボールペンでサインするくらいです。

わざわざ押印しません。

 

ただし、いざという時の書類については、、、

さっきの竹印鑑使います。※仕事では使いません。

 用途に応じて使い分ければ良いと思います。

 

⒉電子決裁をする時に考えられること

 慣れるまで、みてもらえないことが増えるでしょう。

「今、回議していますよー。」

って声をかける事も多いかもしれません。

という事で、慣れるまでは工夫をすれば大丈夫。

 

⒊Googleの機能活用も有りだと思う 

所属しているクラブ団体で、いろんな意思決定を行うのに 会長から「事務所に来て書類に目を通して欲しい」という依頼がありました。

実際に見てみると、ものすごく綺麗に整理してあって、流石に役所のOBが作っただけはあるなと感心しています。

これも、普段はみんな本業が別にあるので、なかなか集まって書類確認をするのは難しい。

そこで提案したのが、Googleの機能を活用すること。

起案(伺い)もGoogleフォームの機能とメール(またはLINEのグループメッセージ)を使ってみたら良い。

そしたら誰がいつ承認したのか分かる。

Googleのクラウド保存できるから、後から見れるし、別にプリントアウトしておいても良いけど、、、

推奨なのは、何の意思決定をしたのかという一覧表(インデックス)を作っておけば良い。

 

このやり方は他の民間団体でも応用が効くと考えています。例えばPTAとかね。

 

⒋まとめ

 個人的にハンコは好きです。

しかしこれからは時と場合により使い分ければ良いです。

デジタルだから、、、

アナログだから、、、

という議論もいろいろありますが、なしでも良いことを増やしたら何かと便利な事も増える。

そもそも、今はスピード感が求められる。

その場に行ってハンコを押さなければいけないというやらされ感が無くなったら、心に余白が生まれて本来するべきクリエイティブな事に時間を使うことができるはずだ。

 

変わることを恐れてはいけない。

せっかくだから楽しもう。