なかちゃんねる　～ひろさんの雑談～

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４月１日になった！新しい挑戦したいよね。

業務改善 ゆるく語る

４月１日になり、令和２年度がスタート。

 

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桜は見頃の時期ですが、今年はお花見は自粛ですね。

どんな一年になるか分からないけれど、やれる事はどんどんやっていきたいですよね。

いろんな目標があります。

年度末最終日も

キレイに仕事するには、身の回りから。

もうちょっと時間がかかるかもしれないけれど、上手くやっていきたい。

 

という事で、目標を立てました。

 ⒈紙の書類を減らす

よくペーパーレス。っていうのですが、私たちの業界は、紙の書類が主流。

申請書。通知。他にも諸々。。。

申請書や通知は法律で定められているから仕方ないとして、改善できることはたくさんある。

それは内部の書類。

できる限り、数年前から導入されている電子決裁を使っていく。

これだけで紙がどれだけ減っていくか検証したい。

 

それから、誰かへの伝言メモ。

付箋や使用済みの紙の裏面にメモ書いて渡していましたが、緊急性次第ですが、職場で使われているシステム、通商グループウェア（以下「GW」という）をフル活用。

GW内にある機能が誰も触った事のないものがあったりしたのだけれど、メモを残すのにちょうど良い上に記録も残せるので便利なものがあると知りました。

これ使っていくとかなり紙の量が減っていくはず。

 

⒉動画を作る

何かの繁忙期になると必ず多い、お問い合わせの電話。

これで結構日常の仕事が進まない事もしばしば。

主なQ＆Aを案内に書くとしても、やはり喋り言葉での説明はしやすい。

しかし電話では同じお問い合わせがたくさん。

であれば、その内容・やり方を動画にして案内する。

これ、どれだけ効果があるか未知数ですが、引き継ぎにも使えるので、頑張って作ってみる。

 

どうやってリンクを貼るかは要対話です。

 

これからは動画の時代と言われていながら、やっぱり仕事でも活用していく必要がある。

 

⒊机の上をキレイにする

書類の山。。。

ってなると結構整理整頓が難しい。

前述の通り、紙が多いので、その整理整頓もありますが、紙を減らしながら、収納するべきものはしっかりしまって、メンバーの顔を見ながら仕事ができたら良いな。

いろんな事情もあるので、すぐにはできない事もあるけれど、必ず成し遂げたい。

 

メンバーみんなの机の上がキレイになる状態を。

 

⒋まとめ

 基本的なスタンスとしては改善を進めていくのだけれど、押しつけずに新しい挑戦をしていき、良い結果を出したいな。

 

つづく