なかちゃんねる ~ひろさんの雑談~

毎朝4時に起きる朝活のプロがゆるく語る日々の生活からの気づきを綴る雑記帳です。

【業務改善】紙の量、ハンコの量をとにかく減らす試みとか

最近のトレンドです。

とにかく減らす事。

特に、紙は収納場所に困る。

そして、ハンコ(スタンプ式)はとにかくインクの減りが早い。

そういった悩みがあるので、とにかく減らすことを考えています。

 

 ⒈使えるシステムはとにかく使う

職場には電子決裁というシステムがあります。

何かっていうと、読んで字の如く、印刷しないで稟議すること。

システム内で決裁ルートを設定していく。

手書きで書いた方が速いものもあるのだけど、結局ファイルに挟んで収納して、、、

っていうその後の手順を考えたらなるべくデジタルでやっておきたい。

しかも、紙の場合、保存年限過ぎたら廃棄しに行かないといけないのだけど、電子決済のものは廃棄時期になるとそのまま消える。

だから大事なのは、保存年限をきっちり設定すること。

これで、紙の量と押印の回数を大幅に減らすことが出来ます。

 

さらにさらに、コピー機がスキャナ機能もはたしてくれるので、紙で提出する書類もスキャン。

しかもカラーでスキャン。

それをPDFに変換。

そしたらあら不思議。

とっても見やすい雰囲気になるのです。

 

⒉整理整頓その後

整理整頓を心がけている中で、その先の検索の効率化を考えておく必要がある。

 これね。

 

いろんな事情で、やりかけになってしまうものは仕方がないとして、それを続きからやる時なんかはかなり効果的。

 

ホント、平積みしすぎて”スカイツリー”状態にならないようにしておきたいですね。

 

⒊業務改善について発信をしていく仲間がいたら良いなと思う

 足軽隊というネーミングが良くないからか、なかなかメンバーが集まらないのですが、公務員に限らず、会社員、フリーランス等いろんな人のいろんな効率化を共有して発信して、お互いの良いところを広めて世の中良くなったら良いなと思ってる。

 

この件については引き続き仲間集めをやってくよ。

 

さて、良い仕事できるように頑張りますかね。

 

4余談

RPAとかAIとか流行りつつあるんだけど、もう一つ基礎的で面白いワザを見つけた。

それは、

OCRだ!

紙ベースの書類の文字を読み取るアレです。

試しにやってみました。

かなり精度が上がってます。

全部をパンチ入力しなくても、良さそう。

これも時間短縮になるし、少しでも楽をできそうなので、積極的にやっていきたいところ。

 

ということで、いろいろ試みながらちょっとずつやっていきますかね。

つづく